ERP چیست؟ 

 مدیریت منابع سازمانی   (ERP) به نوعی نرم افزاری اطلاق می شود که سازمان ها برای مدیریت فعالیت های روزمره تجاری از قبیل حسابداری ، تهیه ، مدیریت پروژه ، مدیریت ریسک و انطباق و عملیات زنجیره تأمین از آن استفاده می کنند. یک مجموعه کامل ERP همچنین شامل مدیریت عملکرد شرکت ، نرم افزاری است که به برنامه ریزی ، بودجه ، پیش بینی و گزارش نتایج مالی سازمان کمک می کند.

سیستم های ERP بسیاری از فرایندهای تجاری را با یکدیگر گره می زنند و جریان داده ها بین آنها را قادر می سازند. با جمع آوری داده های معامله شده اشتراکی یک سازمان از چندین منبع ، سیستم های ERP تکثیر داده ها را از بین می برند و یکپارچگی داده ها را با یک منبع حقیقت واحد ارائه می دهند.
امروزه ، سیستم های ERP برای مدیریت هزاران مشاغل در هر اندازه و در همه صنایع بسیار مهم هستند. برای این شرکت ها ، ERP به اندازه برق که لامپ ها را روشن می کند ضروری است.

اصول ERP

سیستم های ERP در اطراف یک ساختار داده تعریف شده واحد (شماری) طراحی شده اند . به طور معمول دارای یک بانک اطلاعاتی مشترک است. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات استفاده شده در شرکت بصورت نرمال و مبتنی بر تعاریف متداول و تجربیات کاربر است. این سازه های اصلی سپس با فرآیندهای تجاری هدایت شده توسط گردش کار در بخش های مشاغل .(به عنوان مثال امور مالی ، منابع انسانی ، مهندسی ، بازاریابی ، عملیات) ، سیستم های متصل کننده . افرادی که از آنها استفاده می کنند ، بهم وصل می شوند. به بیان ساده تر ، ERP وسیله ای برای ادغام افراد ، فرآیندها و فناوری ها در یک شرکت مدرن است.

مدیریت منابع سازمانی

به عنوان مثال: شرکتی را در نظر بگیرید که با تهیه قطعات و اجزای سازنده از چندین تأمین کننده ، اتومبیل می سازد. این می تواند از یک سیستم ERP برای ردیابی ضروریات و خرید این کالاها استفاده کند . اطمینان حاصل کند که هر یک از مؤلفه ها در کل فرآیند پرداخت به پرداخت از داده های یکنواخت و تمیز متصل به گردش کار سازمانی ، فرایندهای تجاری ، گزارش و تجزیه و تحلیل استفاده می کند.

 هنگامی که ERP به درستی در این شرکت تولید خودرو مستقر شده باشد ، یک مولفه ، به عنوان مثال “لنت های ترمز جلو” ، به طور یکنواخت با نام قسمت ، اندازه ، مواد ، منبع ، شماره تعداد ، تعداد قطعات تامین کننده ، شماره سریال ، هزینه و مشخصات مشخص می شود. به همراه تعداد زیادی موارد توصیفی و داده محور. از آنجا که داده ها منبع خون هر شرکت مدرن است .ERP جمع آوری ، سازماندهی ، تجزیه و تحلیل و توزیع این اطلاعات را برای هر فرد و سیستمی که به آن احتیاج دارند ، آسانتر می کند تا به بهترین وجه بتواند نقش و مسئولیت خود را انجام دهد..

ERP

همچنین تضمین می کند که این قسمت های داده و ویژگی ها به حساب صحیح در دفترچه اصلی شرکت بپیوندند . همه هزینه ها به درستی ردیابی و نشان داده شوند. اگر در یک سیستم نرم افزاری (یا شاید مجموعه ای از صفحه گسترده) ، “لنت های ترمز” و در یک سوم “لنت های جلویی” ، لنت های ترمز جلو “ترمزهای جلو” نامیده می شوند. ، برای شرکت تولید خودرو دشوار خواهد بود. بفهمید که سالانه چه مقدار در لنتهای ترمز جلو صرف می شود. و اینکه آیا باید تامین کننده ها را تغییر داد یا برای قیمت گذاری بهتر مذاکره کرد.

یک اصل کلیدی ERP ، مجموعه اصلی داده ها برای توزیع گسترده است. سیستمهای ERP به جای چندین پایگاه داده مستقل با موجودی بی انتها از صفحه گسترده های جدا شده ، نظم و آشوب را به هم می ریزند. همه کاربران – از مدیرعامل تا کارمندان قابل پرداخت – بتوانند همان داده های حاصل از فرآیندهای رایج را ایجاد کنند ، ذخیره کنند. و از آنها استفاده کنند. با یک مخزن امن و متمرکز داده ها ، همه افراد در سازمان می توانند اطمینان داشته باشند که داده ها صحیح ، به روز و کامل هستند. یکپارچگی داده ها برای انجام هر کار انجام شده در سازمان ، از یک گزارش مالی در سه ماهه تا یک گزارش بدهی تک مطالبات برجسته ، بدون اتکا به صفحات گسترده مستعد خطا ، اطمینان حاصل می شود.

ارزش تجاری ERP  

نادیده گرفتن تاثیر ERP در دنیای تجارت امروز غیرممکن است. از آنجا که داده ها و فرآیندهای سازمانی به سیستم های ERP مربوط می شوند ، مشاغل می توانند ادارات جداگانه را ترقی کرده و گردش کار را بهبود بخشند . و در نتیجه پس انداز قابل توجهی ایجاد می شود. نمونه هایی از مزایای تجاری خاص عبارتند از:

۱. بینش تجاری بهبود یافته از اطلاعات در زمان واقعی تولید شده توسط گزارش ها.
۲. هزينه هاي عملياتي كمتر از طريق فرآيندهاي كارآمد و بهترين شرايط.
۳.همکاری پیشرفته از طرف کاربران که به اشتراک گذاری داده ها در قراردادها ، نیازها و سفارشات خرید می پردازند.
۴. بهره وری از طریق یک تجربه کاربری مشترک در بسیاری از کارکردهای تجاری و فرآیندهای تجاری خوب تعریف شده بهبود یافته است.
۵.زیرساختهای سازگار از پشت به دفتر جلو ، با کلیه فعالیتهای تجاری دارای نگاه و احساس یکسان هستند.
۶. نرخ پذیرش کاربر بیشتر از یک تجربه و طراحی مشترک کاربر
۷. خطر از طریق بهبود یکپارچگی داده ها و کنترلهای مالی کاهش یافته است.
۸.مدیریت هزینه و هزینه های عملیاتی از طریق سیستم های یکپارچه و یکپارچه.

تاریخچه ERP

از کارتهای کاغذ گرفته تا دستگاههای تلفن همراه.
تاریخچه ERP به بیش از 100 سال برمی گردد. در سال 1913 ، مهندس فورد ویتمن هریس آنچه را که به عنوان مدل سفارش اقتصادی (EOQ) شناخته می شود ، توسعه داد ، یک سیستم تولیدی مبتنی بر کاغذ برای برنامه ریزی تولید. برای چندین دهه ، EOQ استانداردی برای تولید بود. سازنده ساز بلک و دکر در سال 1964 بازی را تغییر داد هنگامی که اولین شرکتی شد که یک راه حل برنامه ریزی نیازهای مواد (MRP) اتخاذ کرد که مفاهیم EOQ را با یک کامپیوتر اصلی متصل می کند.

MRP

MRP تا زمان تولید برنامه ریزی منابع تولید (به نام MRP II) در سال 1983 استاندارد تولید باقی مانده است. mep II “ماژول ها” را به عنوان یک مولفه اصلی معماری نرم افزار و اجزای اصلی ساخت یکپارچه شامل خرید ، قبض مواد ، برنامه ریزی و مدیریت قرارداد ارائه داد. برای اولین بار ، کارهای مختلف تولیدی در یک سیستم مشترک ادغام شدند. 

MRP II همچنین یک دیدگاه قانع کننده در مورد چگونگی سازمانها می تواند برای به اشتراک گذاری و ادغام داده های شرکت و افزایش کارایی عملیاتی با برنامه ریزی بهتر تولید ، کاهش موجودی ، و ضایعات کمتری (ضایعات) ، از نرم افزارها بهره ببرد. با پیشرفت فناوری رایانه در دهه 1970 و 1980 ، مفاهیمی مشابه MRP II برای اداره فعالیت های تجاری فراتر از تولید ، ترکیب امور مالی ، مدیریت ارتباط با مشتری و داده های منابع انسانی ایجاد شد. تا سال 1990 ، تحلیلگران فناوری نامی برای این دسته جدید نرم افزار مدیریت کسب و کار – برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) داشتند.

دهه 1990 تا هزاره جدید

از دهه 1990 تا آغاز قرن بیست و یکم ، پذیرش ERP به سرعت رشد کرد. در همان زمان ، هزینه های اجرای یک سیستم ERP شروع به صعود کرد. سخت افزار مورد نیاز برای اجرای نرم افزار معمولاً در محل شرکت بود و ماشین های بزرگ در یک اتاق سرور وجود داشت. سخت افزار و مجوزهای نرم افزاری هم به سرمایه گذاری نیاز داشتند و هم طی 5 تا 10 سال مستهلک شدند. علاوه بر این ، سازمان ها تقریباً همیشه می خواستند سیستم های ERP خود را متناسب با نیازهای خاص خود تنظیم کنند و این امر مستلزم هزینه اضافی مشاوران نرم افزاری و آموزش است.

در همین حال ، فناوری ERP برای پذیرش اینترنت در حال تحول بود . دارای ویژگی ها و قابلیت های جدیدی مانند آنالیز جاسازی شده است. با گذشت زمان ، بسیاری از سازمان ها دریافتند که سیستم های ERP داخلی آنها نمی توانند از مطالبات امنیتی مدرن یا فن آوری های نوظهور مانند تلفن های هوشمند استفاده کنند.

مزایا:

اساسی ترین مزیت ERP این است که ادغام تعداد بیشماری از فرایندهای تجاری موجب صرفه جویی در وقت و هزینه می شود. مدیریت میتواند سریعتر و با خطاهای کمتری تصمیم گیری کند. داده در سراسر سازمان قابل مشاهده است. کارهایی که از این ادغام بهره مند می شوند عبارتند از:

۱.پیش بینی فروش ، که امکان بهینه سازی موجودی را فراهم می آورد.

۲.تاریخچه وقایع هر معامله از طریق گردآوری داده های مربوطه در هر زمینه عملیاتی.

۳.ردیابی سفارش ، از پذیرش از طریق تحقق

۴.ردیابی درآمد ، از فاکتور از طریق دریافت وجه نقد

۵.تطبیق سفارشات خرید (آنچه سفارش داده شده است) ، رسید موجودی (آنچه رسیده) و هزینه (آنچه فروشنده از آن فاکتور گرفته است)

۶.سیستم های ERP داده های تجاری را متمرکز می کنند که

۷.نیاز به هماهنگ سازی تغییرات بین چندین سیستم را شامل می شود 

۸.ادغام امور مالی ، بازاریابی ، فروش ، منابع انسانی و برنامه های تولیدی.
.مشروعیت و شفافیت هر یک از داده های آماری را به ارمغان می آورد.

۹.نامگذاری / کدگذاری استاندارد محصول را تسهیل می کند.

۱۰.نمای کلی سازمانی (بدون “جزایر اطلاعات”) را فراهم می کند ، و اطلاعات در زمان واقعی را برای مدیریت در هر نقطه و هر زمان و هر زمان دیگر برای تصمیم گیری مناسب در اختیار شما قرار می دهد.

۱۱.از داده های حساس با ادغام چندین سیستم امنیتی در یک ساختار واحد محافظت می کند .

فواید

ERP می تواند امنیت داده ها را در یک محیط بسته بهبود بخشد. یک سیستم کنترل مشترک ، مانند نوعی که توسط سیستم های ERP ارائه می شود ، به سازمانها این امکان را می دهد تا راحت تر اطمینان حاصل کنند. داده های کلیدی شرکت به خطر نمی افتد. این تغییر ، با وجود یک محیط بازتر ، نیاز به بررسی بیشتر ویژگی های امنیتی ERP و سیاست های داخلی شرکت در رابطه با امنیت دارد.

ERP فرصت های بیشتری را برای همکاری فراهم می کند. داده ها اشکال مختلفی را در شرکت مدرن به دست می آورند . از جمله اسناد ، پرونده ها ، فرم ها ، صدا و فیلم و ایمیل. غالباً ، هر رسانه داده مکانیسم خاص خود را برای اجازه همکاری دارد. ERP یک بستر مشارکتی فراهم می کند که به کارمندان می تواند بیشتر از همکاری با محتوا را صرف کنند تا تسلط بر منحنی یادگیری برقراری ارتباط در قالب های مختلف در سراسر سیستم های توزیع شده ، بپردازند.

سیستم یکپارچه

ERP مزایای بسیاری از قبیل استاندارد سازی فرایندهای رایج ، یک سیستم یکپارچه ، گزارش استاندارد شده . شاخص های عملکرد کلیدی بهبود یافته (KPI) و دسترسی به داده های مشترک را ارائه می دهد. یکی از مهمترین مزایای ERP؛ مفهوم سیستم یکپارچه ، اغلب توسط کسب و کار تعبیر نادرست می شود. ERP یک سیستم متمرکز است که یکپارچه سازی کامل با کلیه کارکردهای اصلی شرکت اعم از HR ، برنامه ریزی ، تهیه ، فروش ، روابط مشتری ، امور مالی یا تجزیه و تحلیل و همچنین سایر عملکردهای کاربردی متصل را فراهم می کند. به این معنا که ERP می تواند به عنوان “سیستم یکپارچه سازمانی متمرکز (CIES) توصیف شود.

چالش های بحرانی عبارتند از:

منحل کردن تیم پروژه خیلی سریع پس از اجرا ، مسائل مربوط به رابط ، عدم آزمایش مناسب ، محدودیت های منطقه زمانی ، استرس ، برون مرزی ، مقاومت مردم در برابر تغییر ، یک دوره مراقبت های ویژه کوتاه مدت و پاکسازی داده ها.

(برای مشاوره و سوالات با تیم فنی زینو تماس بگیرید)