دبیرخانه و اتوماسیون

تعریف سیستم اتوماسیون اداری:

۱.سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.

۲.در ویکی پدیا در تعریف واژه office automation آمده است:

«نرم افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکار سازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.


۳.در سایت ویکی پدیای فارسی از اتوماسیون اداری با عنوان «خودکارسازی اداری» یاد شده است و به عنوان مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود تعریف شده است

۴.عبارت اتوماسیون اداری در خارج از ایران

به تمامی ابزار‌ها و روش‌هایی که برای فعالیت‌های دفتری به کار برده می‌شود اطلاق می‌شود که امکان پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیو‌تر امکانپذیر می‌سازند. اتوماسیون اداری به منظور فراهم آوردن ابزارهایی جهت ساده سازی، بهبود و خودکار سازی فعالیت‌های سازمان از جمله مدیریت داده‌های اداری، هماهنگی جلسات و غیره بوجود آمده است. امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری محدود به نگهداری تصویر نوشته‌های دستی نیستند بلکه امکاناتی نظیر تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده‌های عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری را نیز پوشش می‌دهند. از جمله بسته‌های نرم افزاری که در دنیا به عنوان اتوماسیون اداری مطرح می‌شوند عبارتند از Apple Works، Corel WordPerfect، Microsoft Office Sun StarOffice.

zinotech

دبیرخانه:
با توجه به توسعه روز افزون فناوری ها و به تبع آن اهمیت “سرعت توام با دقت و کیفیت” در روند امور، روش های قدیمی ساماندهی دبیرخانه و مکاتبات در وزارت خانه ها و سازمان ها، نیازهای روزمره این مراکز را برآورده نمی کند. زیرا علاوه بر زمان بر و پرهزینه بودن، به نیروی انسانی بیشتری نیاز دارند. بنابراین با توجه به لزوم ارتباطات برون سازمانی، استفاده از سیستم هایی با استاندارد مشترک و نرم افزاری مانند نرم افزار دبیرخانه ضروری و سودمند می باشد.
تقریبا تمامی مکاتبات اداری و سازمانی، تحت عنوان نامه های اداری که بین اعضای درون سازمان و بیرون سازمان تبادل می شود، از اهمیت ویژه ای برخوردار است. بنابراین برخورداری از یک زبان اداری گویا و رسا، لازمه یک نظام اداری چابک و خواهان پیشرفت است.
نرم افزار دبیرخانه به منظور کاهش هزینه های مربوط به بایگانی اسناد و نامه ها، مشکلات ناشی از اختصاص فضای کافی برای نگهداری این اسناد و همچنین جهت رفع مشکلات ناشی از جستجو از میان انبوهی از نامه ها تهیه گردیده است.

با استفاده از نرم افزار دبیرخانه در اتوماسیون اداری کوتاهترین زمان ممکن می توانید با فرمت نامه که در نرم افزار تعریف شده است نامه اداری را می توان آماده و چاپ کرد همچنین جستجو در بین نامه های صادره از ویژگی های و نرم افزار دبیرخانه و مدیریت اسناد می باشد که به سهولت و با حداقل زمان انجام می شود.

امکان تعریف کاربران مختلف ، ثبت نامه های وارده و صادره سازمان با پیوست تصویر نامه که توسط اسکنر نرم افزار دبیرخانه انجام می گیرد از دیگر قابلیت های این نرم افزار می باشد و همچنین اموراتی همچون ثبت کردن نامه های وارد شده به سازمان و خارج شده از سازمان در دفتر اندیکاتور به همراه ضمیمه شدن تصاویر آن و فایل های مرتبط با نامه به تعداد نامشخص در بانک اطلاعاتی سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات ، ثبت ارجاعات نامه های دریافتی ، تعریف دفترهای اندیکاتور متفاوت و … امکان پذیر است، همچنین امکان تعریف کردن کاربران متعدد برای استفاده از نرم افزار دبیرخانه وجود دارد.

اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟
یک سیستم اتوماسیون اداری از بخش‌ها و ماژول‌های مختلفی تشکیل شده است. همانطور که در بالا نیز اشاره شد، امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری تکامل یافته‌اند و طیف وسیعی از فعالیت‌های سازمانی و برون سازمانی را پوشش می‌دهند و به همین دلیل شامل ماژول‌های متنوعی است که هر کدام بخش‌هایی از فرایند‌ها یا فعالیت‌های یک سازمان را در برمیگیرند.

دبیرخانه
اصلی ترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری بخش مربوط به عملیات دبیرخانه شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. این بخش هسته اولیه و اساسی این سیستم‌ها است. در این بخش عملیات‌های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌شود. در این بخش از سیستم اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره استفاده می‌شود.

فرم‌ساز و موتور گردش فرم
نامه‌ها، تنها مستندات یک سازمان نیستند و برخی از مکاتبات سازمان‌ها در قالب فرم‌های اداری و با جریان کاری معینی در سازمان گردش پیدا می‌کنند. به همین دلیل بخش دیگری به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است که به نام «فرم‌ساز و موتور گردش فرم» شناخته می‌شود. این بخش وظیفه طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آن‌ها را در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها به طور کامل در سیستم اتوماسیون اداری مدیریت می‌شوند.

مدیریت جلسات و سامانده
برنامه ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آن‌ها و نگهداری مستندات مربوط به آن‌ها از جمله مهم‌ترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار می‌آید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می‌دهد. یکی از بخش‌های سیستم‌های اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آن‌ها اختصاص می‌یابد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها و غیره است.

آرشیو الکترونیک
با گذشت زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی آن‌ها وجود دارد. بسیاری از سیستم‌های اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم می‌کنند.

پرتال مکاتبات برون سازمانی
فراهم آمدن بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکه‌های کامپیوتری، موجب شده است دولت‌ها و سازمان‌ها به منظور کاهش هزینه‌های ایاب و ذهاب و افزایش رضایتمندی و تسریع در ارائه خدمت به ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست و کارهای اداری در محیط خارج از سازمان را یک الزام بدانند. برای پاسخ به این الزام سازمان‌ها و در راستای طرح تکریم ارباب رجوع بخش پرتال برون سازمانی نیز امروزه به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است تا امکان ردگیری مکاتبات را در خارج از سازمان و برای کاربران برون سازمانی فراهم کند.

کارتابل آفلاین
سیستم‌های اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمان‌ها و نوع دسترسی به آن‌ها تنوع یافته‌اند. برخی از آن‌ها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر تحت وب می‌باشند. در سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمت‌هایی از نرم‌افزار که اهمیت ویژه‌ای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته می‌شود تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت با سرعت مطلوب امکان پذیر نیست بتوان به صورت غیر برخط به اطلاعات دست یافت. از جمله آن‌ها می‌توان به کارتابل آفلاین اشاره کرد. شما به عنوان مدیر یک سازمان می‌توانید کارتابل خود را در هر نقطه جغرافیایی مرور کرده و امور مربوط به نامه‌ها را انجام دهید و در اولین برقراری ارتباط با سیستم آن‌ها را به روز نمایید.

امکانات نرم افزار دبیرخانه:

• طبقه بندی اتوماتیک نامه۱
• امکان تعریف پوشه های عمومی و شخصی
• طبقه بندی گیرنده ها جهت هر یک از پرسنل
• تعریف سطوح دسترسی جهت نامه ها (عادی، محرمانه، سری و…)
• تعریف اولویت نامه (عادی، فوری، خیلی فوری،…)
• تعریف اشخاص و سازمان های طرف مکاتبه در خارج از سازمان
• استفاده از ساعت و تاریخ دستگاه مرکزی (server )، در هنگام ثبت اطلاعات
• امکان ایجاد نامه های مرتبط و تعریف انواع ارتباطات (عطف، پیرو،…)
• طبقه بندی نامه ها در پوشه های قابل تعریف به شکل درخت واره و در سطوح نامحدود
• ارجاع و ارسال اسناد و نامه های بایگانی شده به کارتابل کاربران
• مشخص نمودن مسئولیت و سمت ها در چارت سازمانی
• امکان تعریف ارتباط بین سمت ها در چارت سازمانی
• امکان تعریف الگو های (قالب) نامه از هر نوع به صورت عمومی و شخصی
• امکان تعریف امضای کاربران به صورت عکس و انتقال آن به انتهای نامه
• بایگانی عمومی و شخصی با امکان طبقه بندی در سطوح نامحدود
• امکان تعریف سطوح دسترسی در شاخه های مختلف بایگانی عمومی جهت امکان تعریف مراحل گردش نامه و پیگیری آن
• امکان مشاهده نامه های مرتبط با یکدیگر و گردش اتوماسیون اداری
• ارسال و دریافت نامه از طریق پست الکترونیکی (Email)، پیامک(SMS)، فکس با استفاده از رابط برنامه (Winfax)
• امکان کنترل کارتابل و نامه های فرستاده دیگر کاربران (در صورت داشتن مجوز)
• امکان تعریف لیست وظایف هر پرسنل
• امکان خواندن تصویر از طریق فایل و اسکنر
• امکان مشاهده سابقه نامه به صورت درختواره
• امکان تعریف قرارهای ملاقات، همایش و جلسات
• امکان دسترسی به نامه های پیرو و عطف هر نامه
• امکان نگهداری ضمایم در دیتابیس، Shared Folder و FTP Server
• امکان اضافه کردن فایل های پیوست بطور نامحدود در کارتابل کاربران
• تنظیم گزارش کار روزانه بر طبق نامه های ارسالی به هر یک از پرسنل
• امکان ارسال اطلاعات با فرمت های مختلف از جمله Excel ، Word و…
• تعیین سطح دسترسی هر یک از کاربران جهت استفاده از بخشهای مختلف نرم افزار دبیرخانه

برنامه دبیرخانه و علت استفاده از نرم افزار دبیرخانه
از نرم افزار دبیرخانه در جهت بوجود آمدن نظم و سامان بخشیدن به دبیرخانه و بایگانی از این برنامه استفاده می کنند. اولین کاری که در برنامه باید انجام شود تعریفی از چارت سازمانی شرکت و طرف های مقابل است ، برای این منظور بایستی اصلا دانست مفهوم دبیرخانه چیست. دبیرخانه بخش سازمانی معینی است که اداره کردن امور دفتری را طبق روش های تدوین شده و گردش مکاتبات را دارد و بر آنها نظارت می کند که این موارد جزء شرح وظایف دبیرخانه هم می باشند.

عناوین شغلی تعریف شده در نرم افزار دبیرخانه

• رئیس دبیرخانه
• معاون یا دستیار رئیس دبیرخانه
• مسئول ثبت نامه ها یا صدور نامه ها
• مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها

گردش مکاتبات اداری در نرم افزار دبیرخانه

مرحله اول ثبت نامه های وارده در نرم افزار دبیرخانه : 1- کنترل نامه 2- دریافت نامه 3- ثبت با کامپیوتر در دفتر اندیکاتور و دفتر اندکس 4- ارجاع به مدیر 5- توزیع بین اقدام کنندگان
مرحله دوم صدور نامه های صادره به کمک نرم افزار دبیرخانه : 1- تهیه نامه 2- ثبت در دفتر اندیکاتور به کمک رایانه 3- ارسال به روش فکس ، تلفنگرام، پست

شرح وظایف در نرم افزار دبیرخانه

• کنترل نامه ها از جهت امضاء و صحت تعداد پیوست ها
• ارائه نامه به مسئول مربوطه یا قسمت مربوطه
• جهت تعیین شماره و تاریخ ، نامه به متصدی ثبت نام داده شود
• ثبت در دفتر ارسال و تحویل توسط واحد اقدام کننده نامه وارده

شرح وظایف مسئول دبیرخانه
• کنترل و انجام امورات دفتری
• نظارت بر دریافت و ثبت کردن نامه های وارد شده به سازمان
• نظارت بر بخشنامه ها ، دستورالعمل ها و دعوت نامه ها
• انجام امور بایگانی اسناد و حفظ آنها به منظور نگهداری سوابق
• جوابدهی به مراجعین مربوط به دبیرخانه و بایگانی
• آشنایی با سیستم مکانیزه پس از دانلود نرم افزار دبیرخانه

content editor at zino.

دیدگاه خود را بنویسید:

آدرس ایمیل شما نمایش داده نخواهد شد.

سایدبار کشویی

دسته بندی ها