امور قراردادها

امور مربوط به قراردادها در سازمان ها از جمله فعالیت های کلیدی محسوب می شود و با هر چه بزرگتر شدن سازمان و افزایش تعداد قراردادها و پیمانکاران که خود انواع الحاقیه ها، متمم ها و صورت وضعیت ها را به همراه دارد، دسته بندی و مدیریت این قراردادها را کاری دشوار و بسیار هزینه بر خواهد کرد.

از طرفی دسترسی سریع به اطلاعات مربوط به قراردادها جهت تدوین الحاقیه ها و پرداخت صورت وضعیتها امری حیاتی است.

از این رو سازمانها و شرکت های خصوصی و دولتی برای تحت کنترل درآوردن این قراردادها و کاهش میزان خطاها و هزینه ها اقدام به تهیه نرم افزارهای مدیریت امور قراردادها می کنند، باید به این نکته نیز توجه داشت که تهیه نرم افزار نامناسب خود باعث افزایش هزینه ها خواهد بود.

مدیریت قراردادها.

هر کسب و کار ، سازمان و یا شرکت کوچک و بزرگ برای خرید و فروش و یا دریافت هرگونه و خدمات، صادرات، واردات و … با شرکت ها و سازمان های دیگر اعم از داخلی و خارجی قرارداد یا قرارداد ها یی می بندند . معمولا نوشتن قرارداد و بستن قرارداد کاری بسیار وقت گیر و دشواری است، چرا که اگر به درستی انجام نشود شرکت سازمان و یا هر کسب و کار کوچک و بزرگ را دچار ضرر و زیان می کند و پیامدهای منفی زیادی برای سازمان و شرکت ها در بردارد.

در عقد قراردادها باید موارد زیادی لحاظ شود و نادیده گرفتن هر کدام از این موارد می تواند برای شرکت ها و سازمان ها بسیار هزینه بر باشد. هر قراردادی دارای مقررات و قوانین خاص خود است و باید در در عقد قرارداد ها قوانین و مقررات آن در نظر گرفته شود در غیر این صورت سازمان متضرر خواهد شد .

هر قراردادی دارای چرخه خاص خود است و باید این چرخه با استراتژی مناسبی مدیریت شود از این رو بهترین کار برای مدیریت این چرخه استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد است. نرم افزار مدیریت قرارداد ها یک راه ساده ای را برای شرکت ها و سازمان ها و حتی کسب و کارهای کوچک فراهم می کند تا قراردادهای خود را به خوبی و با دقت بالا کنترل کرده و بر آن نظارت کنند تا متضرر نشوند.

دلایل زیادی وجود دارد که به سازمان ها وشرکت ها توصیه می کنند تا از نرم افزار مدیریت قراردادها استفاد کنند. با بکارگیری نرم افزار مدیریت قرارداد روند ایجاد قرارداد، نوشتن ، انجام مذاکرات بسیار ساده می شود . از سوی دیگر امکان استانداردسازی زبان، پردازش و افزایش تطابق با قوانین را دربردارد و می تواند بر کارایی یک قرارداد بیفزاید.

با استفاده از نرم افزار نوشتن قرارداد ، متن قرارداد با موارد قانونی و حقوقی مطابقت داده می شود از این رو خطرات و ریسک های یک قرارداد کاهش چشمگیری می یابد. امکان ردیابی قرارداد در مسیر قانونی وجود دارد تا از مسیر اصلی خود خارج نشود. می توان بر قرارداد نظارت و آن را کنترل کرد تا تداوم کسب و کار تضمین شود.

نرم افزار مدیریت قرارداد ها علاوه بر مدیریت قرارداد های پیمانکاری ، قرارداد های عمرانی و … به سازمان این اجازه را میدهد تنها کسانی که در زمینه قراردادها آگاه هستند به آنها دسترسی داشته باشند بنابراین امکان مدیریت تمام مراحل قرارداد نیز وجود دارد. یکی از نگرانی های مدیران بحث زمان اتمام قرارداد هاست، بنابراین این نرم افزار به درستی زمان نزدیک شدن پایان قرارداد را اعلام می کند در نتیجه سازمان می تواند بدون از دست دادن زمان به تمدید قرارداد و … اقدام کند. با این کار دیگر کارکنان هم نگران رسیدن زمان پایان قراردادها نخواهند بود، چرا که نرم افزار مدیریت قرارداد خود به صورت خودکار این کارها را انجام می دهد از این رو کارکنان سازمان و شرکت می توانند روی بحث فروش و درآمدزایی متمرکز شده و کارایی و سود شرکت را افزایش دهند.

از دیگر مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد بحث صرفه جویی در زمان و هزینه، کاهش ریسک خطرات ناشی از اشتباهات، تطابق با قوانین، قابلیت ردیابی قراردادها، قابلیت ویرایش، تجدید نظر و اصلاح ، ثبت ، نگهداری پیش نویس ها و محتوا، گزارش گیری، بایگانی و جستجوی آسان قراردادهای قبلی و بازیابی آنها، افزایش قدرت تجزیه و تحلیل، پیگیری معاملات، افزایش امنیت ، افزایش بهره وری و مهمتر از آن امکان یکپارچگی با سایر سیستم های داخل سازمان و شرکت ها است.

با نرم افزار مدیریت قرارداد، سازمان و شرکت ها می توانند در کمترین زمان ممکن قرارداد را در قالب های متنوعی که موجود است تنظیم کنند از این رو به سرعت خواسته مشتری محقق می شود.

اگر در مجموعه شما همچنان قراردادها به صورت دستی و کاغذی تهیه می شوند علاوه بر زمانبر بودن ، اشتباهات زیادی نیز به همراه دارند، پیشنهاد می کنیم جهت مدیریت بهتر قرارداد ها و امور مرتبط با آن با نرم افزار مدیریت قرارداد های آی کن آشنا شوید.

ویژگی های  نرم افزار امور قرارداد ها:

امور مربوط به قراردادها در سازمان ها از جمله فعالیت های کلیدی محسوب می شود و با هر چه بزرگتر شدن سازمان و افزایش تعداد قراردادها و پیمانکاران که به همراه خود انواع الحاقیه ها، متمم ها و صورت وضعیت ها را به همراه دارد دسته بندی و مدیریت این قراردادها کاری دشوار و بسیار هزینه بر خواهد بود.

از این رو سازمانها و شرکت های خصوصی و دولتی برای تحت کنترل درآوردن این قراردادها اقدام به تهیه نرم افزارهای مدیریت امور قراردادها می کنند.

لیست موارد لازم برای نرم افزار مناسب:امور قرارداد ها

  • آرشیو الکترونیکی قراردادها:

آرشیو الکترونیکی جزء جدایی ناپذیر یک نرم افزار مناسب امور قراردادهاست، آرشیو الکترونیکی به همراه یک جستجوگر مناسب دسترسی سریع به قراردادها بر اساس تاریخ، نوع قرارداد، پیمانکار و… را فراهم می آورد و به وسیله آرشیو مناسب ما به راحتی به تمام صورت وضعیت ها و متمم ها و الحاقیه های یک قرارداد دسترسی خواهیم داشت.

  • پیمانکاران

با استفاده از یک زیر سیستم مناسب اطلاعاتی پیمانکاران دسترسی سریع به تمام اطلاعات پیمانکاران (از جمله امضاء مجاز، تلفن و آدرس، اطلاعات ثبتی و روزنامه های ثبت و تغییر و….) فراهم خواهد آمد. باید توجه داشت که سیستم باید گزارش های لازم از جمله لیست قراردادهایی که با هر یک از پیمانکاران بسته شده و طبقه بندی پیمانکاران (بر اساس نوع و موضوع فعالیت) را در خود جای دهد.

امکان ایجاد لیست سیاه پیمانکاران نیز جهت جلوگیری از انعقاد مجدد قرارداد با پیمانکار متخلف نیز بسیار مفید خواهد بود.

  • چند کاربره بودن

سیستم مناسب امور قراردادها باید امکان دسترسی افراد مختلف درگیر در امور قراردادها (مسئول کمیسیون ها، مسئول مناقصات، مسئولین قراردادها، مدیر امور قراردادها و…) را فراهم آورد تا هر یک با دسترسی خود وارد سیستم شده و اطلاعات مربوط به خود را در سیستم وارد نمایند.

  • اخطارها و کنترل ها

سیستم مناسب امور قراردادها باید پیام ها و اخطارهای لازم در مورد اتمام مدت قرارداد، کنترل مبلغ قراردادها و کامل نبودن اسناد و مدارک قرارداد یا پیمانکاران و… را فراهم آورد.

  • الحاقیه ها و متمم ها

سیستم مناسب امور قراردادها باید امکان ثبت چندین الحاقیه و متمم قرارداد برای یک قرارداد خاص و امکان دسترسی سریع به آن ها را فراهم آورد.

  • تحت وب بودن

سیستم امور قراردادهای مناسب باید طوری طراحی شود که در هر زمان و مکانی در دسترس بوده و امکان پیاده سازی در اینترانت داخلی سازمان ها و شبکه جهانی را داشته باشد.

  • جستجو و گزارشات و نمودارها

سیستم باید انواع گزارش ها در سطوح مختلف را فراهم آورد از جمله:

  • لیست پیمانکاران با امکان جستجو بر اساس نوع فعالیت، محل و …
  • لیست قراردادهای هزینه ای و درآمدی
  • گزارش بر اساس وضعیت قراردادها (تکمیل شده، منتظر تایید و…)
  • گزارشات آماری از قراردادهای درآمدی و هزینه ای بر اساس تاریخ
  • کاربری ساده: باید توجه داشته باشید که کارکنان شما فقط با یک نرم افزار با کاربری ساده ارتباط برقرار خواهند کرد، بنابراین از موضوع کاربری ساده نرم افزار به راحتی عبور نکنید.    
  • صورت وضعیت ها: نرم افزار مناسب امور قراردادها باید امکان ایجاد نامحدود صورت وضعیت ها برای هر قرارداد را فراهم آورده و اخطارهای لازم در مورد وضعیت آنها در اختیار مسئول مربوطه قرار دهد.
  • قراردادهای هزینه ای و درآمدی: ثبت تمام اطلاعات مورد نیاز سازمان در مورد هر یک از قراردادهای درآمدی و هزینه ای و امکان جستجو بر اساس هر یک از فیلدها نیز از جمله اجزای جدایی ناپذیر یک سیستم مدیریت امور قرارداده است.
  • امکان پیوست پیوست ها، اصل قرارداد و دیگر مدارک لازم نیز جهت بازیابی اطلاعات قراردادها نیز ضروری است
  • کمیسیون معاملات

باید توجه داشت که حداقل امکانات مورد نیاز کمیسیون معاملات از جمله موارد زیر فراهم آمده باشد:

  • امکان ثبت اطلاعات صورتجلسات کمیسیون معاملات به عنوان مجوز عقد قرارداد (برای انواع قراردادهای درآمدی و هزینه ای)
  • امکان ثبت استعلام های دریافتی و پیش فاکتورهای مربوطه
  • امکان ثبت اطلاعات شرکت های حاضر در مناقصات و مزایدات و اعلام برنده
  • امکان اسکن متن صورتجلسه کمیسیون معاملات و بارگذاری آن به همراه سایر فایلهای مربوطه نظیر اسناد مناقصه یا مزایده، پیش فاکتورها، فرم درخواست عقد قرارداد و …
  • ارائه دسترسی رویت به کاربران جهت مشاهده اسناد مرتبط در سطح امور مرتبط با یک بخش یا کل سازمان.
  • قابلیت ارتقاء بر اساس نیازهای سازمان

هر سازمان با توجه به نیازهای خود مدارک و مستنداتی را در امور قراردادها لازم می داند و چرخه امور قراردادها در هر سازمان متفاوت است، بنابراین نرم افزار امور قراردادهای مناسب باید امکان تطبیق با نیازهای اختصاصی سازمان شما را داشته باشد.

  • گردش امور قراردادها

با توجه به بودجه ای که برای نرم افزار امور قراردادهای خود در نظر گرفته اید می توانید تمام فرآیند گردش کار قراردادها را به صورت اتوماسیون انجام دهید.

به اینصورت که هر یک از افراد مرتبط با گردش کار امور قراردادها کارتابل مخصوص خود را برای ورود اطلاعات و تایید اطلاعات و ارسال آن به کارتابل دیگران در اختیار دارند.

باید توجه کنید که سیستم امور قراردادها تمام امکانات مربوط به لغو قرارداد، یا بازگشت به کارتابل فرستنده جهت تکمیل نواقص را داشته باشد و به کلی فرآیند کاغذی را از گردش کار امور قراردادها حذف نماید.

  • پشتیبانی

با توجه به اینکه نرم افزار امور قراردادها با فعالیت کلیدی سازمان شما در ارتباط است باید شرکت ارائه دهنده نرم افزار آمادگی لازم جهت پاسخگویی فوری به نیازهای شما و در صورت نیاز حضور در محل در کمترین زمان ممکن را داشته باشد.

content editor at zino.

دیدگاه خود را بنویسید:

آدرس ایمیل شما نمایش داده نخواهد شد.

سایدبار کشویی

دسته بندی ها