خرید وتدارکات

مدیریت خرید و تدارکات یکی از فعالیت‌های اصلی و ستادی هر سازمان و یا شرکت است که با تمامی بخش‌های شرکت در ارتباط بوده است. واحد خرید و تدارکات ارتباط با تأمین‌کننده داخلی و خارجی را به‌منظور تهیه به‌موقع کالا، تجهیزات و خدمات برای بخش‌های مختلف برقرار کرده و هدف آن رفع نیاز آنها به‌منظور دستیابی به اهداف سازمان است.

مدیریت خرید و تدارکات با جمع‌آوری اطلاعات مربوط به فرایندهای خرید از تمام واحدهای سازمان امکان پردازش اطلاعات و دریافت گزارش‌های موردنیاز را فراهم کرده و به مدیریت متمرکز و مؤثرتر سازمان کمک می‌کند.

برنامه‌ریزی خرید داخلی و خارجی کالا و خدمات، از مبانی اصلی شرکت‌های تولیدی، بازرگانی و خدماتی است، جلوگیری از دپو مواد و قطعات مصرفی به‌منظور جلوگیری از خواب سرمایه، تأمین به‌موقع و دستیابی به اطلاعات از اصلی‌ترین نیازهای واحدهای مرتبط با خرید بوده و این انتظار در یک نرم‌افزار جزیره‌ای به‌خوبی پوشش داده نمی‌شود.

Stylish keyboard close up view with shopping chart key

مدیریت خرید و تدارکات داخلی چیست؟

فعالیت مدیریت خرید با ایجاد ارتباط مناسب با بخش‌های مختلف سازمان، نیازهای آنها به کالا و خدمات را شناسایی می‌کند و سپس با استفاده از تأمین‌کنندگان منتخب، بهترین آنها از نظر قیمت و کیفیت انتخاب می‌کند و کالای مورد نیاز را به‌موقع در اختیار مصرف‌کننده قرار می‌دهد.

مدیریت خرید در سه حوزه پاسخ‌گو است:

الف) چه چیزی: قبل از هر اقدام عملی برای خرید، لازم است مشخصات و نوع کالایی که باید خریداری شود، مشخص گردد که این کار از طریق بررسی درخواست‌های خرید صادر شده و تایید شده صورت می‌گیرد که در بسیاری موارد به دلیل عدم اطلاع از موجودی انبار حجم زیادی درخواست صادر می‌گردد و در سیستم‌های جزیره‌ای انباردار مسئول بررسی و کنترل موجودی انبار است.

ب) چه زمانی: زمان خرید برای تأمین به‌موقع کالا بسیار اهمیت دارد. در واقع طبق بررسی اطلاعات خریدهای قبلی باید زمان تأمین برای کالا پیش‌بینی‌شده تا علاوه بر اینکه زمان خواب کالا در انبار افزایش نیابد در عین حال در زمان مناسب در اختیار واحد مصرف‌کننده قرار گیرد.

ج) چه منبعی: واحدهای خرید معمولاً به دنبال یافتن منابع مطمئن و قابل اعتمادی برای خریدهای خود هستند و این موضوع از حساسیت خاصی برای سازمان برخوردار است زیرا علاوه بر حفظ کیفیت کالای خریداری‌شده می‌بایست سازمان‌ها منبعی مناسب برای خریدهای مداوم و تکراری خود انتخاب کنند.

:مراحل 14 گانه فرایند خرید و تدارکات

1-ثبت درخواست خرید بر اساس درخواست مواد و قطعات مصرفی

2-کنترل موجودی انبار و مقدار سفارش در راه

4-برنامه‌ریزی خرید و کنترل وضعیت نقدینگی سازمان

5-بررسی، تایید و تجمیع درخواست‌های خرید

6-تعیین روش خرید

7-استعلام پیش‌فاکتور از تأمین‌کنندگان دارای صلاحیت

8-ارزیابی پیش‌فاکتورها و تعیین تأمین‌کننده بر اساس آیین‌نامه معاملات

9-تعیین روش پرداخت وجه

10-ثبت و پیگیری فرایند خرید داخلی و یا خارجی

11-تحویل کالا به‌صورت موقت و تایید از نظر کیفی و کمی و رسید دائم

12-ثبت فاکتور خرید و صدور سند حسابداری انبار

13-تسهیم هزینه‌های تأمین کالا

14-محاسبه بهای تمام‌شده کالای خریداری‌شده

عوامل کارایی در اجرای مدیریت خرید در گرو بررسی دقیق عوامل زیر است:

  • اطمینان از فرایند تدارکات

لازم به یادآوری است سازمان نباید هیچ‌گاه با کمبود مواد، قطعات یدکی و سایر ملزومات مواجه شود که در این صورت هزینه‌های بسیار بالایی ناشی از این کمبودها به سازمان تحمیل می‌شود. اطمینان از صحت اجرای صحیح فرایند خرید بسیار حیاتی است.

  • کاهش هزینه انباشت بیش از حد مواد و قطعات مصرفی در انبار

مدیریت خرید باید از طریق برآوردهای دقیق و انتخاب منابع مطمئن، علاوه بر تأمین به‌موقع کالا، از انباشت کالا در انبارهای سازمان و هزینه‌های ناشی از آن مانند خواب سرمایه، خسارت ناشی از انباشت مواد، هزینه‌های نگهداری و … نیز جلوگیری به عمل آورد.

  • حفظ روابط مطمئن و پایدار با تأمین‌کنندگان کالا و خدمات

 به‌منظور کسب اطمینان از عملکرد تأمین‌کنندگان (کیفیت و تحویل به‌موقع) و همچنین برخورداری از مزایایی مثل دریافت تخفیفات باید تلاش نموده تا ضمن یافتن عرضه‌کننده مناسب، روابط بلندمدتی را با آنها برقرار کرد.

  • یافتن منابع جایگزین و عدم اتکا به یک تأمین‌کننده خاص

مدیریت خرید باید برای پرهیز از وابستگی، عرضه‌کنندگان متفاوتی داشته و بر اساس ارزیابی‌های دائمی درصد تامین متفاوتی برای هر کدام در نظر بگیرد تا ضمن حفظ، ارتباط مداومی را با آنها برقرار سازد تا در صورت بروز مشکل جایگزین مناسب در اختیار داشته باشد.

  • همکاری و هماهنگی با سایر واحدهای اصلی و پشتیبان سازمان

داشتن نگرش یکپارچه برای مدیران خرید امری اجتناب‌ناپذیر بوده زیرا فعالیت‌های واحد خرید از یکسو نیازمند پشتیبانی سایر بخش‌های دیگر سازمان است و از سوی دیگر بر عملکرد سایر واحدها مؤثر بوده و لذا برقراری ارتباط مدام با سایر بخش‌های سازمان و جریان مداوم اطلاعات بین واحد خرید و دیگر واحدها در موفقیت خرید بسیار مؤثر است مانند امور مالی، خزانه‌داری، نگهداری و تعمیرات و تولید

ضرورت بهره‌گیری از نرم‌افزار یکپارچه در فرایند خرید و تدارکات:

  1. مکانیزه نمودن فرایند مدیریت خرید و تدارکات.
  2. کنترل تمامی عوامل مؤثر بر برنامه‌ریزی خرید.
  3. یکپارچه نمودن اطلاعات با تمامی بخش‌های سازمان.
  4. پیگیری روند فرایند خرید کالا از درخواست کالا از انبار تا تحویل به انبار.
  5. کنترل نحوه پرداخت به تأمین‌کنندگان بر اساس نقدینگی سازمان.
  6. محاسبه بهای تمام‌شده کالای خریداری‌شده داخلی و خارجی.
  7. مطابقت خرید انجام‌شده با مشخصات فنی و الزامات واحد درخواست دهنده.
  8. کاهش زمان توقفات تولید در اثر کمبود مواد اولیه.
  9. کنترل زمان خواب دستگاه در اثر نبود قطعات فنی.
  10. تعیین میزان اقتصادی خرید.

رابطه انبار با واحد تامین و خرید:

واحد تامین و خرید نیز باید تمامی اطلاعات کمی و کیفی مورد نیاز خود را از انبار تهیه و با توجه به آنها نسبت به هرگونه سفارش خرید اقلام کند، ظرفیت و حجم ذخیره سازی تمامی انبارهای موجود در سازمان به همراه ویژگی ها و تناسب کیفی هر کدام برای واحد تامین موضوع مهمی است که بی توجه به آن زیان های فراوانی را به دنبال دارد، واحد تامین و خرید باید با داشتن اطلاعات در هر لحظه، موجودی انبار را بداند و در صورت لزوم با خرید بهنگام نسبت به تامین مناسب موجود ها در سقف تعریف شده و اطمینان بخش مبادرت ورزد، این واحد با تدبیر صحیح در فواصل زمانی گوناگون و با عنایت به موارد بالا، بهترین و مناسب ترین حجم خرید را انجام می دهد، طبیعی است که با انجام عملیات مناسب و هماهنگ، سازمان از پرداخت هزینه های اضافی مانند هزینه تاخیر وسایل نقلیه حمل و نقل، هزینه ضایعات، هزینه بهره سرمایه، هزینه توقف و بیکاری و مانند آن مصون خواهد ماند و از ترکیب و انسجام واحد های انبار و خرید به بهره وری بیشتری دست می یابد.

content editor at zino.

zino-tech

CRM

zinotech

هوش تجاری

Russian iPhone

Apple now required to offer Russian iPhone users local apps at setup

دیدگاه خود را بنویسید:

آدرس ایمیل شما نمایش داده نخواهد شد.

سایدبار کشویی

دسته بندی ها